Die nachfolgenden Datenschutzhinweise gelten für folgende Arbeitgeber:
DRK Kreisverband Duisburg e.V., DRK Pflege und Betreuung Duisburg gGmbH, DRK Rettungsdienst Duisburg gGmbH, DRK Krankentransport Rhein-Ruhr gGmbH, jeweils ansässig: Am Burgacker 30, 47051 Duisburg, E-Mail: info(at)drk-duisburg.de Telefon: 0203 28 28 30
Dieses Dokument erläutert nach Art. 13 DSGVO, wie wir Ihre personenbezogenen Daten von der Bewerbung über die Auswahl bis zu einer möglichen Einstellung verarbeiten. Sie gelten für Bewerbungen bei den zuvor genannten Arbeitgebern und ergänzen unsere allgemeinen Datenschutzhinweise, die Sie jederzeit unter www.drk-duisburg.de/datenschutz einsehen können. Der Abschnitt zu Docusign betrifft ausschließlich den freiwilligen elektronischen Abschluss eines unbefristeten Arbeitsvertrags.
Verantwortlich ist der in der jeweiligen Stellenausschreibung als Arbeitgeber bezeichnete Rechtsträger. Diesen nennen wir auch in unserer Korrespondenz zum Bewerbungsverfahren. Bei einer Initiativbewerbung ohne konkrete Stelle teilen wir Ihnen den verantwortlichen Arbeitgeber mit. Die Bezeichnungen „wir“ und „uns“ beziehen sich in diesen Hinweisen auf diesen Arbeitgeber.
Für sämtliche Arbeitgeber ist ein externer Datenschutzbeauftragter zuständig. Dies ist:
Frank Markowski, DRK Nordrhein gGmbH, Aufm Hennekamp 71, 40225 Düsseldorf, E-Mail: datenschutz(at)drk-duisburg.de Telefon: 0203 28 28 30
Wir verarbeiten die Angaben und Unterlagen, die Sie uns übermitteln, d.h. insbesondere Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Qualifikationen, Zeugnisse, stellenbezogene Nachweise und Ihre Korrespondenz. Hinzu kommen erforderliche Gesprächs- und Auswahlvermerke, Angaben zum Bearbeitungsstand und bei einer vorgesehenen Einstellung die benötigten Vertrags- und Personalstammdaten. Die Daten erhalten wir grundsätzlich unmittelbar von Ihnen, etwa über das Bewerbungsportal, per E-Mail oder im Gespräch. Bewerben Sie sich über eine Jobbörse oder ein Karriereportal eines Dritten (z. B. Stepstone), erhalten wir von diesem Anbieter die Angaben, die Sie dort für Ihre Bewerbung freigegeben haben. Schlägt Sie eine Personalvermittlung vor, erhalten wir von dieser Ihr Profil und die von Ihnen freigegebenen Unterlagen. Referenzen holen wir nur nach vorheriger Absprache mit Ihnen und nur bei den von Ihnen benannten Personen ein.
Bei der Nutzung elektronischer Dienste entstehen außerdem erforderliche Verbindungs-, Zugriffs- und Sicherheitsdaten, beispielsweise IP-Adresse, Zeitpunkte, Geräte- und Browserinformationen sowie technische Protokolldaten. Bei Microsoft-Teams-Interviews werden die von Ihnen freigegebenen Audio- und gegebenenfalls Videoinhalte für das Gespräch übertragen. Außerdem können Teilnehmerangaben, Termine und von Ihnen verwendete Chatnachrichten oder geteilte Dateien verarbeitet werden. Wir zeichnen Interviews nicht auf und erstellen keine Transkriptionen. Die zusätzlichen Daten des Docusign-Verfahrens beschreiben wir in Abschnitt 6.
Bitte übermitteln Sie nur für die Bewerbung erforderliche Angaben. Besondere Kategorien personenbezogener Daten, etwa Gesundheitsdaten oder Angaben zu einer Schwerbehinderung, verarbeiten wir nur, soweit dies für arbeits- oder sozialrechtliche Rechte und Pflichten, aus Gründen des Infektionsschutzes oder für konkrete Rechtsansprüche erforderlich und zulässig ist.
Die Bewerbung ist freiwillig. Ohne die für Eignungsprüfung und Vertragsabschluss erforderlichen Angaben können wir Ihre Bewerbung gegebenenfalls nicht bearbeiten oder keinen Vertrag schließen. Die private E-Mail-Nutzung für Docusign bleibt freiwillig.
Für bestimmte Tätigkeiten sind wir gesetzlich verpflichtet oder berechtigt, vor Beginn der Tätigkeit zusätzliche Nachweise zu prüfen. Welche Nachweise für Ihre Stelle erforderlich sind, teilen wir Ihnen in der Stellenausschreibung oder spätestens mit dem Vertragsangebot mit. Wir fordern diese Nachweise erst an, wenn Ihre Einstellung konkret beabsichtigt ist. Die Nachweise werden ausschließlich von den zuständigen Mitarbeiter*innen im Bereich Personal eingesehen und getrennt von den übrigen Bewerbungsunterlagen geführt.
a) Masernschutz
Personen, die nach dem 31.12.1970 geboren sind und in diesen Bereichen tätig werden sollen, müssen vor Beginn der Tätigkeit einen ausreichenden Impfschutz oder eine Immunität gegen Masern nachweisen. Alternativ kann ein ärztliches Zeugnis vorgelegt werden, nach dem sie aus medizinischen Gründen nicht geimpft werden können. § 20 Abs. 8 und 9 i. V. m. § 23 Abs. 3 Satz 1 Nr. 11 IfSG. Wir nehmen Einsicht in den Nachweis und dokumentieren die Art des Nachweises, das Datum der Vorlage und das Ergebnis der Prüfung. Ohne diesen Nachweis ist eine Beschäftigung in diesen Bereichen gesetzlich ausgeschlossen. Soweit das Gesetz es vorschreibt, benachrichtigen wir das zuständige Gesundheitsamt.
b) Impf- und Serostatus
Zum Schutz von Patient*innen und Beschäftigten dürfen wir im Bereich Rettungsdienst Ihren Impf- und Serostatus zu übertragbaren Krankheiten erfragen, soweit dies für die Entscheidung über die Einstellung oder die Art der Beschäftigung erforderlich ist, § 23a IfSG. Wir fragen nur nach Krankheiten, die für die konkrete Tätigkeit relevant sind, insbesondere Hepatitis B.
c) Arbeitsmedizinische Vorsorge und Eignungsuntersuchung
Die arbeitsmedizinische Vorsorge führt der von uns beauftragte Betriebsarzt nach der Verordnung zur arbeitsmedizinischen Vorsorge (ArbMedVV) durch. Er unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht. Wir erhalten lediglich die Bescheinigung über die durchgeführte Vorsorge, keine Befunde. Soweit für die Tätigkeit eine Eignungsuntersuchung erforderlich ist, erhalten wir ausschließlich das Ergebnis „geeignet“, „nicht geeignet“ oder „geeignet unter folgenden Voraussetzungen“, ohne Diagnosen oder Befunde.
d) Fahrerlaubnis
Gehört das Führen von Kraftfahrzeugen zu Ihren Aufgaben, prüfen wir vor Aufnahme der Tätigkeit und danach regelmäßig Ihre Fahrerlaubnis. Soweit erforderlich, prüfen wir auch die Fahrerlaubnis zur Fahrgastbeförderung. Wir dokumentieren die Fahrerlaubnisklassen, die Gültigkeit und das Datum der Prüfung.
e) Erweitertes Führungszeugnis
Für Tätigkeiten in der Kinder- und Jugendhilfe oder der Eingliederungshilfe sind wir verpflichtet, uns vor Aufnahme der Tätigkeit und danach in regelmäßigen Abständen ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen zu lassenn, § 72a SGB VIII i.V.m. § 30a BZRG. Wir nehmen nur Einsicht und fertigen keine Kopie an. Wir speichern ausschließlich, dass Einsicht genommen wurde, das Datum des Führungszeugnisses und ob eine Verurteilung wegen einer Straftat vorliegt, die einer Tätigkeit mit Kindern und Jugendlichen entgegensteht.
f) Aufenthaltstitel
Bei Bewerber*innen, die nicht die Staatsangehörigkeit eines Mitgliedstaats der EU, des EWR oder der Schweiz besitzen, sind wir gesetzlich verpflichtet, vor Beschäftigungsbeginn zu prüfen, ob die Beschäftigung erlaubt ist. Für die gesamte Dauer der Beschäftigung müssen wir eine Kopie des Aufenthaltstitels bzw. der Arbeitserlaubnis aufbewahren. Diese Prüfung findet erst statt, wenn die Einstellung beabsichtigt ist, und für alle Bewerber*innen nach denselben Maßstäben.
Kommt kein Arbeitsverhältnis zustande, löschen wir die Prüfvermerke mit den übrigen Bewerbungsunterlagen (Abschnitt 8). Vorgelegte Originale erhalten Sie zurück. Vermerke zum Führungszeugnis löschen wir unverzüglich, wenn die Tätigkeit nicht aufgenommen wird. Bei einer Einstellung werden die Nachweise in die Personalakte übernommen und nach den gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
Wir bearbeiten Ihre Bewerbung, kommunizieren mit Ihnen, organisieren und führen Vorstellungsgespräche, prüfen Ihre Eignung für die konkrete Stelle und bereiten gegebenenfalls Ihren Arbeitsvertrag sowie den Beginn des Arbeitsverhältnisses vor. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO für vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage und den Vertragsabschluss.
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Daten zur gesetzlich vorgesehenen Beteiligung des Betriebsrates und zur Erfüllung von Nachweispflichten. Grundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, insbesondere in Verbindung mit § 99 BetrVG, §§ 164, 178 SGB IX oder § 2 NachwG, soweit jeweils einschlägig.
Für die freiwillige E-Mail-Nutzung für Docusign holen wir eine gesonderte Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchst. a, Art. 7 DSGVO und § 26 Abs. 2 BDSG ein. Die erforderliche Bewerbungs- und Vertragsverarbeitung ist davon unabhängig. Für die übrige erforderliche Nutzung der in Abschnitt 5 beschriebenen Systeme verlangen wir keine pauschale Datenschutz-Einwilligung.
Erforderliche Sicherheitsmaßnahmen und die begrenzte Aufbewahrung von Nachweisen stützen wir auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen sind der Schutz vor unbefugten Zugriffen, der sichere Betrieb der eingesetzten Systeme, der Nachweis eines ordnungsgemäßen Verfahrens und die Geltendmachung oder Abwehr von Rechtsansprüchen. Den Einwilligungsnachweis führen wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c in Verbindung mit Art. 5 Abs. 2 und Art. 7 Abs. 1 DSGVO.
Besondere Kategorien personenbezogener Daten i. S. v. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO, soweit dies zur Ausübung von Rechten oder zur Erfüllung von gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Maßgeblich ist jeweils die konkret einschlägige Vorschrift, insbesondere §§ 164, 178 SGB IX sowie §§ 20, 23a IfSG, ergänzend § 26 Abs. 3 BDSG. Die arbeitsmedizinische Vorsorge erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 Buchst. h, Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. b BDSG und der ArbMedVV. Soweit die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, gilt Art. 9 Abs. 2 Buchst. f DSGVO. Die Prüfung der Fahrerlaubnis und des Aufenthaltstitels erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO i. V. m. § 21 Abs. 1 Nr. 2 StVG bzw. § 4a Abs. 5 AufenthG. Daten über strafrechtliche Verurteilungen verarbeiten wir ausschließlich unter den Voraussetzungen des Art. 10 DSGVO i. V. m. § 72a SGB VIII.
Zugriff erhalten die zuständigen Mitarbeiter*innen im Bereich Personal, die an der Auswahl beteiligten Führungskräfte und vertretungsberechtigten Personen, jeweils im erforderlichen Umfang. Ein internes Rollen- und Berechtigungskonzept begrenzt den Zugang nach Aufgabe und Zuständigkeit. Betriebsrat und gegebenenfalls Schwerbehindertenvertretung erhalten die für ihre gesetzliche Beteiligung notwendigen Informationen.
Die in den Abschnitten 5 und 6 beschriebenen IT- und Softwaredienstleister unterstützen uns bei Bereitstellung, Hosting, Administration, Wartung und Support. Soweit sie personenbezogene Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage einer Vereinbarung nach Art. 28 DSGVO. Einbezogen sind die für die jeweilige Leistung erforderlichen Unterauftragnehmer. Rechtsberater, Gerichte und Behörden erhalten Daten nur, soweit ein konkreter rechtlicher Anlass oder eine gesetzliche Pflicht dies erfordert. Soweit gesetzlich vorgeschrieben, übermitteln wir Daten an öffentliche Stellen, insbesondere an das zuständige Gesundheitsamt (§ 20 Abs. 9 IfSG). Der von uns beauftragte Betriebsarzt wird im Rahmen der arbeitsmedizinischen Vorsorge tätig und unterliegt der ärztlichen Schweigepflicht. Beantragen wir für Ihre Einstellung Fördermittel, etwa einen Eingliederungszuschuss, erhalten die Bundesagentur für Arbeit oder das Jobcenter die dafür erforderlichen Angaben. Das geschieht nur in Abstimmung mit Ihnen.
Die Auswahl und Einstellungsentscheidung treffen Menschen. Wir verwenden keine automatisierten Bewerbungsbewertungen, kein Matching durch Künstliche Intelligenz („KI“) und keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO. Bewerbungsdaten und Interviews werden von uns nicht durch KI ausgewertet. Soweit in den in Abschnitt 5 genannten Systemen allgemeine KI-gestützte Hilfsfunktionen genutzt werden, etwa Formulierungshilfen für Korrespondenz, dienen diese nicht der Beurteilung Ihrer Person.Einen Bewerber-/Talentpool führen wir nicht.
a) BITE für Stellen und Bewerbungen
Wir nutzen das Bewerbermanagementsystem der BITE GmbH, Ulm, zur Veröffentlichung unserer Stellen und zur Verwaltung der Bewerbungen. Dort führen wir die Bewerbungsakte mit den übermittelten Unterlagen, der erforderlichen Korrespondenz sowie Auswahlvermerken und Bearbeitungsständen. BITE bleibt auch bei Abschluss des Verfahrens das führende System für diese Bewerbungsakte, bis die in Abschnitt 8 beschriebene Löschung erfolgt. Dies bedeutet keine dauerhafte Archivierung. Das Hosting erfolgt in Deutschland.
b) Microsoft 365 für Kommunikation und Zusammenarbeit
Für E-Mail-Kommunikation, Terminabstimmung und elektronische Zusammenarbeit nutzen wir Microsoft 365, insbesondere die E-Mail-Dienste, die Cloudablage und Microsoft Teams. Dienstleister ist Microsoft Ireland Operations Limited, Irland, mit den für die Leistung eingesetzten Konzerngesellschaften und Unterauftragnehmern. Dabei verarbeiten wir die jeweils benötigten Kontaktdaten, Nachrichten, Anhänge, Dokumente, Besprechungsdaten und technischen Nutzungsdaten. Bei einem Teams-Interview nehmen die für das Gespräch zuständigen Personen teil. Aufzeichnung, Transkription und KI-gestützte Gesprächsauswertung erfolgen durch uns nicht. Die europäische Speicherregion und mögliche Verarbeitungen außerhalb des EWR erläutern wir in Abschnitt 7.
c) Zusätzliche Cloudablage in Deutschland
Neben Microsoft 365 nutzen wir für erforderliche Dokumente und die interne Zusammenarbeit eine von unserem IT-Dienstleister unique cloud GmbH, Duisburg, betriebene Cloudablage auf einem Server in Oberhausen, Deutschland. Der IT-Dienstleister unterstützt den technischen Betrieb, die Administration und den Support im Rahmen seiner Beauftragung. Die Berechtigungsvorgaben und Löschfristen gelten auch für dort abgelegte Bewerbungsunterlagen.
d) HRlab für künftige Mitarbeitende
HRlab der HRlab GmbH, Berlin, setzen wir im Übergang zum Arbeitsverhältnis ein. Dorthin gelangen ausschließlich die für die Einstellung und die spätere Personalverwaltung erforderlichen Daten künftiger Mitarbeitender. Die Bewerbungsakte bzw. Teile aus dieser, soweit erforderlich, werden dorthin überführt. Bewerbungen abgelehnter Personen werden nicht nach HRlab übertragen. Die Speicherung der dort verwalteten Daten erfolgt in Rechenzentren in Deutschland. Über die anschließende Verarbeitung von Beschäftigtendaten informieren wir gesondert.
Sie können Ihren unbefristeten Arbeitsvertrag über Docusign eSignature elektronisch oder kostenfrei auf Papier, vor Ort oder per Post, unterzeichnen. Ihre Wahl hat keine Nachteile für Einstellung, Vertragsbedingungen oder Arbeitsverhältnis. Ein privates Gerät, eine private Telefonnummer und ein Docusign-Konto sind dafür nicht verpflichtend.
Erst nach Ihrer gesonderten Einwilligung übermitteln wir Ihre private E-Mail-Adresse für diesen Zweck an Docusign. Sie wird für den persönlichen Unterzeichnungslink, erforderliche Erinnerungen und die Abschlussmitteilung verwendet. Die Einwilligung umfasst weder spätere HR-Portale noch allgemeine betriebliche Kommunikation und sie begründet keine allgemeine Erreichbarkeitspflicht. Die Einwilligung bezieht sich allein darauf, Ihre private E-Mail-Adresse für das elektronische Signaturverfahren zu nutzen. Die mit dem Vertragsschluss verbundene Verarbeitung der Vertragsinhalte beruht unabhängig davon auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO, die Protokoll- und Sicherheitsdaten auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Auf Wunsch erhalten Sie die wesentlichen Vertragsbedingungen zusätzlich in Schriftform.
Docusign verarbeitet für uns insbesondere Namen und E-Mail-Adresse, Vertrags- und Formularinhalte, die elektronische Unterschrift sowie Transaktionskennung, Bearbeitungsstatus, Zeitstempel, IP-Adresse und erforderliche Geräte-, Browser- und Zugriffsinformationen. Das dient der Bereitstellung, Unterzeichnung und Dokumentation des Vertrags sowie der Sicherheit und Nachweisbarkeit des Vorgangs. Das einfache Signaturverfahren erfordert keine Ausweiskopie oder biometrische Identitätsprüfung. Wir nutzen Docusign nicht für Profiling, Verhaltens- oder Leistungskontrolle oder eine KI-gestützte Bewertung von Personen oder Vertragsinhalten.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Begründung und ohne Nachteile für die Zukunft widerrufen, auch per E-Mail an personal(at)drk-duisburg.de. Vor Vertragsabschluss wechseln wir dann auf Papier. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung und ein bereits geschlossener Vertrag bleiben unberührt. Notwendige Vertrags- und Nachweisdaten werden auf den in Abschnitt 3 genannten eigenständigen Grundlagen weiterverarbeitet.
Nach Abschluss stellen wir Ihnen den beidseitig unterzeichneten Vertrag und den Abschlussnachweis zum dauerhaften Speichern und Ausdrucken zur Verfügung. Bitte speichern Sie die Unterlagen bei sich. Benötigen Sie nach der Löschung bei Docusign erneut eine Ausfertigung, wenden Sie sich an uns.
Ein Speicherort in Deutschland oder Europa schließt nicht jede Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union („EU“) oder des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) aus. Insbesondere können technische Unterstützung, Wartung oder Sicherheitsmaßnahmen mit Zugriffen aus anderen Ländern verbunden sein. Für die hier beschriebenen Dienste bestehen entsprechende Bezüge insbesondere bei Microsoft 365 und Docusign.
Für Übermittlungen in die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vom 10.07.2023 (EU-U.S. Data Privacy Framework, Art. 45 DSGVO). Er gilt für US-Unternehmen, die nach diesem Rahmen zertifiziert sind. Dies sind Microsoft Corporation und Docusign, Inc. Zusätzlich sowie für Übermittlungen in andere Drittländer ohne Angemessenheitsbeschluss bestehen EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 Buchst. c DSGVO, bei Docusign außerdem genehmigte verbindliche interne Datenschutzvorschriften nach Art. 47 DSGVO.
Wir nutzen Microsoft 365 in einer europäischen Dienstumgebung. Nach den geltenden Dienstbedingungen können dennoch begrenzte Verarbeitungen außerhalb des EWR stattfinden, insbesondere im Rahmen von Support, Wartung und IT-Sicherheit. Dazu können Fernzugriffe aus Drittländern, insbesondere den USA, gehören. Microsoft sichert solche Übermittlungen nach seinem Datenschutznachtrag insbesondere durch EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 DSGVO ab.
Für die Vertragsdokumente verwenden wir eine Speicherregion in der EU. Begrenzte Transaktions-, Authentifizierungs-, Support- und Sicherheitsdaten können auch außerhalb der EU beziehungsweise des EWR, insbesondere in den USA, verarbeitet werden. Die Absicherung dieser Übermittlungen erfolgt nach Art. 46 und 47 DSGVO über genehmigte verbindliche interne Datenschutzvorschriften der Docusign-Gruppe (Binding Corporate Rules) und ergänzend, soweit erforderlich, EU-Standardvertragsklauseln.
Eine Kopie oder nähere Erläuterung der für Ihren Vorgang geltenden Übermittlungsgarantien erhalten Sie über den Datenschutzkontakt in Abschnitt 1. Weiterführende Informationen der Anbieter: Microsoft DatenschutznachtragMicrosoft EU Data Boundary Docusign ÜbermittlungsgarantienDocusign Unterauftragnehmer
Wir speichern die erforderlichen Daten während der Bearbeitung. Nach einer Absage löschen wir die Bewerbungs- und Auswahlunterlagen grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Zugang der Absage. Diese Frist dient der Rechtsverteidigung und ist keine allgemeine gesetzliche Aufbewahrungspflicht. Bei einem konkreten Rechtsstreit bewahren wir nur die dafür notwendigen Daten bis zu dessen endgültigem Abschluss auf. Eine anschließende Speicherung in einem Talentpool erfolgt nicht.
Wir löschen die Unterlagen grundsätzlich unverzüglich nach Ihrer Rücknahme. Nur soweit im Einzelfall erforderliche Nachweise für konkrete Rechtsansprüche verbleiben müssen, werden diese gesondert und auf diesen Zweck beschränkt weiter aufbewahrt.
Nur für das Arbeitsverhältnis erforderliche Daten und Unterlagen werden nach HRlab beziehungsweise in die Personalakte übernommen. Übrige Auswahlunterlagen löschen wir, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Soweit diese Unterlagen noch zur Rechtsverteidigung erforderlich sollten, löschen wir diese grundsätzlich längstens sechs Monate nach Abschluss des Auswahlverfahrens. Die Übernahme einzelner benötigter Daten verlängert nicht die Aufbewahrung der gesamten Bewerbungsakte in BITE. Vertrag und Abschlussnachweis speichern wir für die Dauer des Arbeitsverhältnisses, danach entsprechend noch offenen Ansprüchen, deren Verjährung und konkret einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Über die weitere Beschäftigtendatenverarbeitung informieren wir Sie gesondert.
Die Löschvorgaben beziehen sich auch auf erforderliche Kopien und Arbeitsunterlagen in E-Mail-Postfächern, Microsoft-Cloudablagen, Teams und der zusätzlichen Server-Ablage in Oberhausen. Eine weitere Speicherung für einen anderen Zweck setzt eine eigene rechtliche Grundlage und eine entsprechend begrenzte Aufbewahrung voraus. Technische Sicherungskopien dienen der Wiederherstellung und nicht als zusätzliches Bewerbungsarchiv. Bereits veranlasste Löschungen sind bei einer Wiederherstellung erneut umzusetzen.
Den unterzeichneten Vertrag und den erforderlichen Abschlussnachweis übernehmen wir unverzüglich nach Abschluss des Signiervorgangs mit Docusign in unsere Personalakte. Nach überprüfter erfolgreicher Übernahme veranlassen wir die Löschung der Dokumentinhalte und Formularwerte bei Docusign. Bei abgelehnten, abgebrochenen oder abgelaufenen Signaturvorgängen veranlassen wir die entsprechende Löschung nach Beendigung des Vorgangs. Die technische Ausführung erfolgt anschließend im Löschverfahren des Anbieters. Die Inhaltslöschung erfasst nicht zwingend alle Transaktions-, Prüf- und Sicherheitsdaten. Verbleibende personenbezogene Daten sind nach ihrem jeweiligen Zweck zu unterscheiden, insbesondere technische Unterstützung und Fehlerklärung, Sicherheit, Nachweis von Echtheit und Ablauf sowie gesetzliche Pflichten oder konkrete Rechtsansprüche. Soweit Docusign Daten für eigene Zwecke in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit verarbeitet, informiert Docusign hierüber in seinen Datenschutzhinweisen. Für unsere Verarbeitung und die Verarbeitung in unserem Auftrag bleiben wir Ihr Ansprechpartner. Wir bewahren nur den erforderlichen Nachweis während der einwilligungsbasierten Nutzung auf. Anschließend bleibt er, soweit für die Rechtsverteidigung erforderlich, längstens bis zum Ende des dritten Kalenderjahres nach Ende dieser Nutzung gespeichert bzw. bei einem konkreten Rechtsstreit bis zu dessen endgültigem Abschluss.
Nach Maßgabe der DSGVO haben Sie Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 20 DSGVO). Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit für die Zukunft widerrufen. Wenden Sie sich hierfür an die Kontakte in Abschnitt 1. Eine besondere Form ist für den Widerruf nicht erforderlich.
Soweit wir Daten auf Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO stützen, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation jederzeit widersprechen. Wir verarbeiten diese Daten dann nicht weiter, sofern wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient (Art. 21 DSGVO).
Sie können sich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf oder per E-Mail an poststelle(at)ldi.nrw.de sowie weitere Informationen unter www.ldi.nrw.de
Stand: 20.10.2026